Présentation de Google Data Studio

Introduction : Quoi ? Pourquoi ?

Logo Google Data Studio

Dans son objectif de rendre les données accessibles, Google vient de mettre à la disposition de tous un outil qui va faciliter la vie de ceux qui doivent régulièrement synthétiser et analyser des données.
La gestion de l’information se décompose en trois moments : sa saisie, son stockage et traitement, et sa diffusion. L’informatique a toujours démontrer sa puissance pour le stockage et le traitement, notamment grâce aux différents modèles de bases de données. Google propose de nombreux services dans le domaine, de BigQuery à Firebase, mais la solution pour tous est Sheet, qui fait partie de Drive ; où la feuille de calcul peut fonctionner comme une base de donnée classique. Pour le traitement, c’est à dire la transformation des données brutes pour pour exploitation plus simple, la solution Google Apps Script est très puissante, comme je l’explique dans mon article “Révélez la puissance des Google Spreadsheets”. Pour la saisie, il est recommandé d’avoir un connecteur qui importe les données du réel régulièrement dans la base. Mais nous le savons, les données sont encore très souvent saisies manuellement, et parfois à de multiples reprises. La solution Google fait également partie de Drive et se nomme tout simplement Formulaire. Pour la visualisation et la diffusion des résultats de synthèse, jusqu’à présent, il fallait dédier une feuille de calcul pour synthétiser les résultats et générer des graphismes que l’on devait ensuite insérer dans un document qui était souvent diffusé sous forme statique (.pdf).
Depuis peu, Google propose une nouvelle solution qui révolutionne cette dernière étape. Google Data Studio est encore en béta, mais c’est un outil extrêmement prometteur, d’autant plus que les Rapports que l’on crée avec cet outil sont géré dans Drive comme tous les autres documents.

Consolidation de données

Le premier avantage de Data Studio est sa capacité à utiliser des données brutes. En effet, l’outil est décomposé en deux parties : les Rapports et les Sources de données ; et il faut au moins l’une des secondes pour créer un des premiers. Ces Sources de données sont des connecteurs “live” qui importent régulièrement les données de bases externes de toute nature : données Analytics, base BigQuery ou simple Sheet Drive. Mais il n’est pas nécessaire de “pré-synthétiser” les données dans la base car les calculs se font au moment de l’affichage et cela évite l’étape complexe de la modification par Script.
En plus, des calculs peuvent être réalisés au moment de l’importation des données par la création de nouveaux champs “calculés”. Cela permet en particulier de pouvoir totalement séparer les logiques de saisie de celles d’analyse. Ainsi, dans notre exemple de petit commerce, les employés continuent de ne saisir que les quantités et les valeurs ; les marges peuvent être (re)calculées à chaque importation. Et comme l’outil est prévu pour fonctionner avec Analytics, des données segmentées peuvent être directement importées.
Néanmoins, si vous voulez analyser des données extrêmement complexes, avec de nombreuses dimensions comme des sondages, tout un chacun dispose dans Sheet de l’outil de “tableau croisé dynamique” qui permet de pré-synthétiser les corrélations.
Enfin, chaque Rapport peut avoir plusieurs Sources de données, et donc être très complexe en regroupant des données très variés.

“ Des rapports en une page, avec beaucoup de graphismes “

Ceux qui aiment les camemberts et les histogrammes vont être servis, car nous disposons de graphismes à barres, à nuage de points, à puces, à secteurs, en aires, en série temporelle, en synthèse géographique, en valeur brute ou en tableau. Tout est configurable, tant au niveau des données qu’au niveau du design.
Deux composants spécifiques aux Rapports complètent les éléments principaux de l’outil : un sélectionneur de période temporaire, pour choisir les dates de début et de fin d’analyse et un outil de filtrage, qui permet à ceux qui visualisent le Rapport que sélectionner la/les catégorie/s de données à afficher.
Enfin, des outils classiques d’édition simples terminent le tour du propriétaire, avec des formes géométriques, du texte et l’importation d’images. Des thèmes de base permettent d’unifier la présentation du Rapport, et l’on dispose aussi d’une grille magnétique et d’outils d’alignement et de répartition. Et il y a même un mécanisme de modèle et des exemples.
Tout cela permet, avec un minimum de réflexion et de temp de travail, de réaliser simplement des Rapports d’analyse graphique dynamiques personnalisés de n’importe quelles données. Ceux-ci peuvent même être composés d’une ou de plusieures pages.

La collaboration facile

Comme tous les documents gérés par Drive, la collaboration est optimisée pour la création ou pour la mise à jour des Rapports, au niveau de sa constitution, non des données, qui sont mise à jour automatiquement ; mais également pour sa diffusion, car comme c’est un service Cloud, les Rapports peuvent être partagé simplement par url. Il est à noter que la sécurité n’est pas oubliée, car certaines options de publication requièrent une connection.
Comme avec tous les outils Google, le principe de collaboration est au premier plan. Ainsi, l’usage de données de synthèse n’est plus réservée à ceux qui les créées. Des analyses simplifiés et spécifiques peuvent être diffusées auprès des équipes pour la motivation, ou auprès de la clientèle pour la réputation. En fait, chaque fonction dans l’entreprise peut avoir son ou ses rapports spécifiques tant le coût pour créer chaque rapport est faible. Ceux-ci peuvent évoluer suivant les besoins. Et leur édition est tellement simple que chacun peut participer, à tous les niveaux de la hiérarchie. Cela permet une lutte efficace contre les silos qui freinent le dynamisme et l’efficacité des entreprises de toutes tailles.

Conclusion :

Aujourd’hui, le stockage de données économiques, techniques ou autre sur des bases de données ou des tableaux de données est accessible et compréhensible par tous. Leur synthèse est au mieux faite manuellement dans la plupart des cas. Dans les grandes entreprises, des moyens spécifiques sont mis en oeuvre pour obtenir ces synthèses qui sont considérées comme ultra confidentielles et donc très peu diffusées. Ainsi, elles ne servent pas vraiment. Ce n’est pas le simple accès au données qui est important, mais l’accès à des données pertinentes, synthétisées et actualisées qui révèlent à chacun la réelle puissance du Cloud collaboratif en lui évitant des tâches répétitives.