10 astuces pour être plus productif avec Google Docs

Cet article à été, à l'origine, publié sur le site de Thierry Vanoffe

Google Docs est l’éditeur de texte de G Suite, l’offre bureautique de Google. Cet outil sert donc à créer des documents avec une majorité de texte comme des lettres et des rapports pour les imprimer ou en faire des fichiers pdf. Dans le cadre d’un usage professionnel où chaque seconde compte, il est important d’avoir un résultat parfait en un minimum de temps. Voici quelques astuces pour vous aider à être plus productif avec Google Docs.

Nommer rapidement un nouveau document vierge

Quand vous créez un nouveau document GDocs vierge, le curseur se positionne directement dans le corps de texte et vous pouvez donc commencer à écrire tout de suite. Généralement, la première ligne d’un document est son titre. Ainsi, la première ligne que vous saisissez est reprise en tant que nom par défaut du document. Donc, si vous ne modifiez pas le nom du document juste après sa création, et que vous êtes attentif à sa première ligne, vous le nommez sans rien faire.

Définir vos styles

Les styles de paragraphes sont dans le menu Format et sous l’outil qui affiche “Normal” par défaut, ou le style effectif du paragraphe concerné. Ils permettent de mettre en forme rapidement les éléments les plus courants d’un texte tels que les paragraphes normaux et les différents niveaux de titre. Aussi, il est important de prendre le temps de bien définir la mise en forme (police de caractère, taille, couleur et autres gras) de tous vos éléments de style grâce à un fichier exemple, avec la fonction “Mettre à jour [style] en fonction de la sélection/position du curseur” (voir l’illustration). Une fois je vous êtes satisfait de vos styles, vous pouvez conserver ce fichier comme modèle ou définir les styles courants comme styles par défaut dans la rubrique Option du même menu.

Ensuite, il n’est plus nécessaire de redéfinir la mise en forme de tous vos nouveaux documents. De plus, pour transformer un paragraphe en Titre 1, ou Titre 2, etc, il suffit de taper Ctrl+Alt+1, Ctrl+Alt+2, etc. Ainsi, le mise en forme de vos documents est ultra rapide.

Tous les détails dans cette page du Centre d’aide.

Dicter votre texte

Vous pouvez dicter votre texte avec la fonction “Saisie vocale” qui se trouve dans le menu Outils ou avec le raccourci Ctrl+Maj+S. Il vaut mieux avoir pensé à sa phrase avant de la dicter. De plus, cette fonction demande une période d’apprentissage avant de pouvoir s’en servir à 100 %, mais ensuite, que de temps gagné.

Utiliser vos notes prises dans Keep

Keep est un petit outil web et mobile de prise de notes. On peut faire des listes et des schémas, mais surtout on peut prendre des notes avec le clavier, le micro ou même avec l’appareil photo. Dans le deuxième cas, la transcription en texte est automatique ; et dans le troisième cas, il faut cliquer sur l’image pour en extraire le texte via le menu ; ce qui accélère grandement la saisie. Vous pouvez gérer vos notes avec des couleurs, des libellés et bien d’autres fonctions. 

Ensuite, vous pouvez très facilement (petit menu à trois points) insérer ces notes dans vos documents Google Docs.

Enrichir avec des références

Google Docs possède un outil d’ajout de référence en ligne. Il suffit de sélectionner un sujet dans le texte, de faire Ctrl+Alt+Maj+I ou Clic droit+Explorer, et vous disposez des résultats de la recherche sur ces termes que vous pouvez insérer automatiquement sous forme de note de bas de page. La fonction propose aussi des résultats sous forme d’images qui peuvent aussi être facilement insérées dans votre document ; ou vos propres documents Drive pour des références croisées.

Collaborer

Le fait de partager des documents avec ses collègues et partenaires permet de les finaliser beaucoup plus vite. Pour les documents qui requièrent l’intervention de plusieurs personnes, plutôt que de faire des navettes comme par le passé, Google Docs propose plusieurs options permettant le travail collaboratif, telles que les commentaires, le mode Suggestion, en plus des divers modes de partages.

Nommer les versions

Particulièrement pratique pour les documents partagés, Google Docs propose un historique des modifications qui permet de revenir en arrière. Mais cette fonction permet aussi de nommer les étapes de l’évolution du document comme brouillon, version 1, 2, etc, validé par X, publié le J-M-A, ou tout nom correspondant à son état. 

Cette fonction sert aussi pour les fichiers qui évoluent régulièrement et dont on veut garder des étapes, comme un billet d’actualité récurrent qu’il ne serait pas nécessaire de dupliquer à chaque fois.

Utiliser l’interface Docs plutôt que Drive

Si la majeure partie de votre travail porte sur des documents Google Docs, vous avez tout intérêt à utiliser l’interface dédiée car celle-ci est axée sur la productivité, alors que l’interface de Drive est plus axée sur la gestion. D’ailleurs, dans Docs, la notion de dossier est bien mise en retrait. Mais on peut très facilement y retrouver ses documents grâce à des fonctions de tri et de recherche. Et on peut en un clic créer un document tout prêt grâce aux modèles dont les plus utilisés sont présentés en premier.

Utiliser les modèles

Si vous utilisez Google Docs dans le cadre de G Suite, c’est à dire la version payante, vous avez la possibilité de créer vos propres modèles, ne passez pas à côté de cette opportunité. Le gain de temps apporté par l’utilisation de gabarits est particulièrement évident. 

Pour bien faire, il vaut mieux créer un dossier spécial qui regroupe vos modèles. Quand ceux-ci sont prêts, vous devez les ajouter à votre galerie de modèles en vous rendant dans celle-ci et en utilisant le bouton “Envoyer le modèle”. A ce moment là, si vous ne cochez pas “Envoyer une copie de ce fichier plutôt que l’original”, les modifications que vous ferez ultérieurement sur les originaux des modèles seront reportées dans les nouveaux fichiers créés à partir de ceux-là.

Apprendre les raccourcis

Enfin, ce qui vous fera gagner les plus de temps dans Google Docs, c’est l’utilisation des raccourcis claviers, car rien ne vous ralentit plus que de devoir lever la main du clavier, trouver la souris, positionner, cliquer et revenir au clavier.

Bien sur, il n’est pas question d’apprendre d’un coup tous les raccourcis listés ici dans le Centre d’aide. Mais il est recommandé de s’intéresser en priorité à ceux qui permettent de se déplacer rapidement et de sélectionner des portions de texte. Ensuite, chacun apprend en fonction de son propre usage : si vous utilisez beaucoup le gras, à chaque fois que votre curseur passe sur le bouton, vous voyez le raccourcis (Ctlr+B) et vous apprenez au fur et à mesure via l’interface.

Il y des raccourcis pratiquement pour tout ; même pour apprendre les raccourcis : Ctlr+/

Suivant votre activité, il existe certainement d’autres astuces pour accélérer votre travail avec Google Docs, comme les fonctions de table des matières, les pieds de page et autres modules complémentaires. Néanmoins, les 10 astuces qui ont été présentées ici peuvent s’appliquer à toutes les situations. Si vous les cumulez, elles vous permettent de gagner du temps que vous pouvez consacrer à améliorer votre production, en vous relisant, par exemple.